第一章   总 则

第一条  资产档案管理是学院资产管理的重要组成部分和重要环节。为了加强学院资产档案管理工作，更好地发挥资产档案管理在学院教学、科研、行政管理等各项工作中作用，根据国家有关法规精神，结合学院实际，制定本办法。

第二条  凡学院固定资产在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保留价值的文字、图表、声像载体材料、磁带、磁盘、光盘，以及随机材料均属于资产档案。

第二章   资产归档

第三条  资产归档原则

(一)归档的文件材料，应对学院和社会当前利益和长远发展具有参考价值。

(二)归档的文件材料，应反映固定资产项目从申购到使用、维护、改造、处置等全过程，保证其完整、准确、系统。

第四条  资产归档的主要内容包括：资产购建的申购报告、上级或领导的批复(或批示)、订购合同、设备进出口免税证明、开箱记录和装箱单、安装调试记录和双方签字移交文件、验收报告、索赔往来函件、设备说明书和全套随机文件材料、设备履历书等。

第五条  资产文件材料的形成和积累

(一)后勤管理处资产部门和资产各归口管理部门分别是学院资产文件材料形成积累和汇总部门，必须有专兼职档案员集中管理。

(二)从申购到验收完毕过程中的管理性文件和技术性文件，均归口后勤管理处资产部门和资产归口管理部门负责收集、积累、整理。

(三)资产档案管理部门的档案管理员应负责做好资产文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作。

(四)资产档案文件材料必须用钢笔书写，禁用圆珠笔、铅笔等书写。要求字迹工整、图样清晰。

(五)资产档案一般在单位留存两年后移交给学院档案室保管。

第六条  资产档案的整理组卷

(一)资产验收完毕，资产档案员应及时将文件材料整理组卷；

(二)根据文件材料形成的规律及文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每项资产的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷；

(三)资产文件材料组卷的顺序按其重要程度或时间的先后顺序排列；文字材料在前，图表在后排列；

(四)归档的资产案卷必须填写卷内目录。

第七条  资产档案移交，应填写移交目录，内容包括资产文件档案的名称：份数、移交时间。移交目录一式两份，归档移交时双方签字，各持一份备查。

第八条  资产档案按年份、部门、资产类别归档。

第九条  资产档案分类编号：档号 = 年度号+分类号+案卷号。其中，年度号采用资产验收的年度。分类号为A一房屋及构筑物，B—设备，c一图书，D一其他。案卷号为流水编号(3位数)。

第十条  资产档案的鉴定与销毁。已建档的资产经学院批准调出学院或报废的同时，由学院档案室与后勤管理处资产部门和资产归口管理部门、资产使用单位共同组织档案鉴定，确定移出或销毁。

第三章       资产档案管理工作职责

第十一条  资产档案管理员工作职责

(一)督促各部门资产管理员形成和积累资产文件材料，并定期收集。

(二)按资产购置计划、采购供应工作程序，形成、积累资产管理技术文件材料；

(三)认真做好资产随机文件材料的清点、组卷工作并及时归档；

(四)对资产使用、维修、检修改造工作形成的技术文件，按规定整理后归档。

第四章  附 则

第十二条  本办法若与上级新文件规定相矛盾时，按上级文件执行。

第十三条  本办法由后勤管理处资产部门负责解释和修订。

第十四条  本办法自颁布之日起试行。