学院的设备物资管理是由院后勤管理处统一采购与管理，为规范我院设备物资的到货安装验收、资料归档和填卡登帐等设备物资出入库全过程管理、按照设备管理有关规章制度规定，实行“先入库验收、后出库领用”的规程，结合我院工作实际，特制定验收入库管理规范，以便遵守执行，其具体实施要求如下：

一、所有产权属于学院的设备物资，不论来自何种渠道或使用何种经费，都要按学院设备物资管理制度统一管理，在学院归口管理职能部门登记入帐。
    二、设备到货应及时进行入库验收。验收工作应由采购责任人会同使用单位及科研设备处进行验收。
验收分为两个项目：
    1、数量验收(包括生产厂商、设备型号和购置台件等)和资料验收(包括购置申报审批材料、财务票据、随机技术资料等)。
    2、质量验收(包括产品外观、技术性能和技术指标等)。
    三、设备资料验收归档内容：
    1．购置申请表及其上级批文等资料；
    2．购置经济合同及其协议书等；
    3．单价在5000元（含5000元）以上设备的安装验收报告；
    4，单价在10万元（含10万元）以上设备除填写安装验收报告之外，还应回收全套设备的随机原始技术资料(同种批量可以只归一套技术资料)，使用单位留用复印件。
    四、大型精密仪器设备到货前，设备接收使用部门应事先做好安装验收的各项准备工作，国内设备一般应在60天内完成，进口设备一般应在90天内完成。
    五、验收不合格的设备，采购责任人应在规定的时间内及时与厂商联系，以换修、退货或索赔等办法处理。
    六、验收合格后即可办理入库手续，并凭入库手续办理财务付款、报销业务；验收不合格不得入库，无入库手续不得办理财务付款、报销业务。
    七、使用部门领取设备办理出库手续的程序：
    1．填卡：固定资产设备填写固定资产设备验收登记卡片，要求填写卡片正面必须的十三个登录数据和卡片背面的随机技术资料册数，以及相应附件情况和领用人姓名。耐用低值品填写低值品设备验收登记卡片。原始卡片由设备部门保存，并作为计算机录入的原始依据。凡属计量器具还需登入计量器具帐。
    2．登记设备物资帐：设备领用部门分别按固定资产设备类、耐用机管低值品类和消耗材料类，登记入账。
    3．开具出库领取单：由院库设备管理人员分别按固定资产和低值品开具出库领取单，计量器具还应签章标注。
    八、财务报账手续：
    凭购货发票、入库单据等资料到院财务科办理报帐手续。未办入库手续，院财务科有权拒绝报帐。
    九、登帐要求：
    入库手续由采购责任人办理(或由负责采购的人员在发票上背书)，出库手续由部门帐本管理责任人登记办理，非责任人不得办理出库手续。